[攻略]干貨!透過評委的視角解讀項目申報流程

“我是一名已經卸任的國家自然科學基金委流動編制項目主任。”

1?.?我的工作

我是一名已經卸任的國家自然科學基金委流動編制項目主任。兩年的工作經驗感受頗多,有些體會希望與大家分享,一來也許對大家的申請有所幫助,二來可以幫大家解釋一些困惑的東西,當然我本人仍然有許多困惑的問題還沒解開。

還沒想好按照什么方式來書寫,但主要涉及問題應該包括:“基金委體制編制”,“基金評審過程”,“批準基金管理方式”等,還有一些涉及“具體問題”的話題,如果大家感興趣也可以聊聊。

首先說一說體制編制。這個大家可以在基金委的網站上看到它的詳細介紹和光輝歷史,我就不多說了,下面只是簡要總結一下:

基金委目前是8個科學部,每個科學部下設5-6個科學處外加一個綜合處。這是基金委的業務部門,是基金項目受理,組織評審,資助項目管理的部門。還有幾個職能局,包括計劃局,財務局,人事局等。每個科學部有主任一名(基本上是外聘院士擔任,也基本不來基金委辦公,只是基金委重要會議時會出來講話),常務副主任一名(這是學部實際一把手)和副主任一名或兩名。學部下設若干科學處,一般編制為處長一名,固定編制項目主任一名,流動編制項目主任一名(根據學科規模有所不同)。其中處長兼任某個學科的項目主任。項目主任負責處理其涉及學科的各類項目,處長負科學處總責。

這里需要解釋一下處長和固定編制項目主任是基金委的固定工作人員,流動編制項目主任是基金委的流動人員,一般屬于研究所或高校的科研人員(副高職稱以上),通過基金委人事局的公開招聘進入基金委工作,一般任期2年,期滿可以再續聘一任。卸任以后需要回到原單位工作。在工作最忙的時候也就是項目申報截止后的5個月內(3-7月)還會從科研單位招聘幾名兼聘人員幫助處理申請項目(具體做什么,有多大權限每個科學部和科學處執行的尺度不一。)
等人都齊了,就開始要干活了——10萬份申請的命運之旅便就此開始。

“一般每年3月中下旬的某天下午四點整是當年項目集中申報的截止時間。”

2 . 申報

信息系統到點準時關閉,絕對是過時不侯、沒有一點通融余地。即使截止那天是周日,也會依舊有專人負責接收——所以那些周一才把申請送過來肯定沒戲了。

截止日期臨近的前幾天是基金委一年中最熱鬧的時候,全國1000多個項目依托單位的科研管理部門的同志會帶著本單位領導的殷切希望和科研人員的強烈渴望,來到北京市海淀區東升鄉八家村(這可是一個真正的村子),找到一個有著兩幢紅色小樓的地方,這就是大名鼎鼎的國家自然科學基金委員會所在地,報送申請項目。

其實報送過程也很簡單,無非就是把紙版和電子版的申請書交到集中受理的地方,由基金委的機關服務中心負責接收。然而大家的心情并不平靜,很多人報送完項目以后還會去學部和科學處串串門和領導們或項目官員們寒暄寒暄打打招呼套套近乎,總希望今年能多收三五斗。可喜的是這個愿望對于大部分單位來說是完全可以實現的,因為基金委現在不缺錢啦,這兩年60多億,80多億一直到今年的90多億,基金委經費的增長遠遠超過國家GDP增長的速度。說到這里我們真的應該感謝黨中央國務院對科技事業的重視,對科學家的重視,當然也要感謝基金委領導們的積極努力讓國家持續大幅增加對基礎科學研究的投入。

寒暄客套的話基本分為三類,第一類就是無話找話的。諸如你們又要開始忙了吧(其實我知道他們很可能更忙),你們搬了新樓現在寬敞多了吧(這是典型廢話),無非就是打個照面表明我來了。第二類屬于推薦人才的。有時他們會找到和本單位申請比較相關的部門介紹一下今年我們單位某某某報了重點項目,或是誰誰誰報了杰青了,再介紹一下他最近干了什么引起轟動的大事(像什么發了Nature、Science,或是得了什么大獎那是必須要說的。其實我們也愛聽,畢竟是好事嘛,掌握情況對于基金委管理人員來說也很重要),希望今年能上。當然推薦人才的工作是多方面的,平時就要打好基礎。只是這次來了再提一提怕領導忘了,加深一下印象。第三類屬于套取情報類的。匯報了自己單位的情況后,有時他還賴著不走,希望知道別的單位的情況,特別是看看競爭對手的情況,當然了,知己知彼很重要,但有些話可是不能說的。當然也有一些話是能說的——基金委又有什么新政策啦、又有什么新花樣啦。這個可要了解清楚了,可以回去賣(邀功)的,否則單位的人會罵科研處不干活。

機關服務中心收集了申請項目以后,就要按照所屬學科分發到相關科學部的綜合處,機關服務中心的小伙子們拖著一筐一筐的申請書穿梭于各個樓道之間。這時綜合處的人是最忙的:核實數量、給項目編號、然后分發給相關的科學處,大約一周之后,成捆的申請書就整齊地碼放在了科學處的房間里了,身處其中就像進入了知識的海洋。

“科學處的緊張時刻就要到了。”

3 . 初篩

項目都來了,雖然我們沉浸在知識的海洋里,可是卻無暇遨游。

這幾年項目的增長數量非常快,8萬多,10萬多,11萬多,項目數的增長表明基金事業的蓬勃發展,當然也與近幾年的政策有關系,申請資格的門檻降低了,更加鼓勵年輕人申請項目。

對于單位來說,自然基金的資助量也是衡量學科建設,基礎研究水平的重要指標,學位點,重點實驗室,重點學科無不與自然科學基金項目掛鉤。對于個人來說就更重要了,獲得項目資助已是很多單位評高級職稱的必備條件,即使獲得了面上項目還會有下一個目標,重點項目的滋味也想嘗嘗,上了這個檔次的基本具備了牛人的水平,可能當上會評專家,這是很多人夢寐以求的。

杰青(杰出青年項目)更是爭奪地白熱化了——成了上院士的一級臺階。當然上了杰青還想拿群體,這可能離院士會更進一步。即使基金委的各類項目都拿了,院士也上了,他仍然離不開基金委,他總要建設自己的團隊吧,總還需要培養接班人吧。基金委還創造性的設立了地區基金,老少邊窮地區也沐浴在基金的春風中。

總之,什么水平什么檔次的都會受惠于基金,其受益面之廣是任何其他資助不具備的。這就是基金的魅力所在。各個單位也在積極鼓勵申報,因為有數量才有質量(我一個學數理統計的朋友經常和我說的,不知道是不是有道理)。從基金委或是學科的角度來說,申請量的增長也是一件好事,畢竟要想從上級獲得更多的經費必須有申請量作支撐。雖然這在很大程度上增加了工作量,有時甚至會影響到評審質量。但我想這是發展中的問題,中國很多行業都需要經歷一個由大到強的過程,我們經常聽到我們需要從XXX大國轉向XXX強國,基金事業也不例外。

說了半天都是廢話,有網友說這些都是不痛不癢的東西,確實如此,我并不想大談申請書該怎么寫,或是怎么更容易獲得資助,這方面的內容太多了,各種申請攻略不計其數,我想聊的是我所理解的基金中的一些環節,以及對于這些環節的體會。

好了,下面切入正題,很痛也很癢。

初篩就是在收集完申請材料之后所要進行的第一個操作,就是要找出不符合要求的申請項目,給予不予受理的決定,就是不進入同行評議程序了。初篩很殘忍,也很必要。所有的人都必須按照規則出牌,如論是有意還是無意,違反規定都需要付出代價,這是為了大多數人的公平。

初篩涉及兩個方面,首先是申請書不符合要求的。就是沒有按照要求書寫的,缺少簽字或單位公章的,不符合申請資格的。其實很多問題是完全可以避免的,特別是諸如缺少簽字和蓋章的,這種問題很多,有時參與人都簽字了,申請人沒簽字,真不知道申請書是誰弄的。不按要求書寫的,比如杰青缺少單位學術委員會意見的。重點項目需要按照項目指南在附注說明中標注申請領域或方向,重點項目不是自由申請,沒有列入指南的方向是不能申請的。不過具體執行起來不同的學科可能寬嚴尺度不一,有的學科對于有問題的一律初篩掉。有的學科可能沒有那么嚴,但有時做好人未必有人感謝你(有很多例子,但不便在這里說太細)。尺度把握過嚴,有的科學家會說,為什么不能寬容些,其實也有一定的道理,但是如何寬容,底線在哪里,如何保障一個公平競爭的環境,規則制定以后是否需要嚴格執行,這些問題還是需要深入思考。比如沒有簽字蓋章的是否可以事后彌補(嚴格按照基金委的規定是不可以的)?有些人有惻隱之心,覺得寫個本子不容易,最后連個評審意見都沒有,是不是太殘忍。還有申請資格的問題,需要仔細閱讀當年的項目指南,什么職稱要求,學位要求,推薦信要求,某些項目年齡的要求等。看好指南最重要,當然打電話問基金委也可以,但要小心,有些基金委的人也不完全清楚,特別是遇到兼聘的又喜歡回答問題的可要小心了。還有的就是學科和職能局的回答有時也會不完全一致,說到這里我有時也很困惑,因為目前很多規章制度和實施細則不完全明確,特別遇到一些罕見問題,條文未必都能覆蓋,甚至出現過有些做法要按照某個職能局某位領導報告中的PPT去執行。當然大家不用太擔心,有些是屬于新情況或是有些牛角尖的問題,閱讀項目指南最重要,記住了一定是當年的。

另一件屬于需要初篩的就是屬于超項的,對于一般人不會涉及到太多項目類型的時候并不難,記住副高以上的面上不超過兩項,總數不超過三項。但這件事有時超級復雜,特別是涉及種類繁多的時候,例如重大研究計劃,重大國際合作,杰青(以前不參加總數限制,今年加入了,但是注意在研的算,申請的不算),其實最讓人頭痛的是聯合基金,幾乎每一種聯合基金的規定都不一樣,一定看清楚了指南,而且同一種聯合基金不同年份的規定也可能不同。因為超項被初篩是很慘烈的,所有涉及項目同時被拿下,有時一拿就是幾個。有人會有僥幸心理,想點小聰明希望查不出來,事實上基金委信息系統是按照姓名加單位,和姓名加身份證號兩種方式進行檢索,不會有漏網的,除非你完全造假,但是在目前信息透明的條件下造假的代價會很大,即使你僥幸拿到項目,可能也會被別人告發,上過新語絲的肯定都知道,基金委對于造假行為毫不手軟。其實很多人超項是由于對規定不了解而導致的疏忽,特別是每年都可能有新變化。看到一些牛人很具競爭力的項目被初篩確實很可惜,有時他們會找到學科希望通融,學科雖然很同情但也沒辦法,有時會把皮球踢到計劃局,計劃局會很耐心的解釋政策,讓你明年再來。

初篩程序走完了,就要開始進入函評的準備工作了。

“關于初篩之事再多說幾句。”

4 . 再說初篩

基金委的人也知道初篩對于申請者來說是很殘酷的事情,畢竟寫一份申請書很不容易,特別是像重點項目有時甚至還需要兩三個單位協調好,因此這件事馬虎不得。我們會很仔細的核對信息,為了盡量避免出錯,一般會有幾個人分別核對。

在初篩結束以后會盡快通知申請者,不是為了及早打擊申請者,而是希望萬一出錯我們還有時間補救。一般來說極少有出錯的,但不是絕對的,被誤篩的情況有時是因為系統提供的信息偶爾有滯后導致的。如果被誤篩者及時申訴,肯定會糾正,絕對趕得上后面的同行評議程序,不會帶來任何負面影響。還有一種就是該篩的沒有被發現,這種情況很少。有時因為申請者項目書前后填寫有矛盾引起我們懷疑,經過調查發現,比如說申請者不具備申請資格,或是個人信息那一頁寫的和后面的申請者簡介有矛盾。

信息提供不準確或是錯誤都是不能接受的,即使是無意的,如果是故意造假那性質就更加惡劣了。

初篩的時間非常短,大約只有一周時間。每個人要處理的申請可能會有四五百項或是更多,大家都是滿負荷工作,沒有時間去細看整篇申請書,還要像個偵探一樣判斷他是否有隱瞞或造假。

如果在后面的程序中發現該篩的沒篩也問題不大,我們會想辦法讓他上不了。其實這是為他好,可以避免他今后成了大人物以后還要為多年前的一次違規獲得資助項目而受處分或輿論煎熬(大家可以看看新語絲里的例子)。

5 .?頻繁地開會

好了,接著干活吧。下面干什么?先開會。要說開會基金委的會議那是相當多,以后有時間給大家一一介紹基金委里的各種會議。

現在要開的是學部工作會議,也可能提前一點在初篩的過程中開,主要議題就是按照委里的要求部署學部工作。提醒大家該做什么,怎么做,委里有什么要求。其中最重要的就是明確幾個重要的時間節點:包括杰青初評會時間,杰青答辯會時間,面上等項目的評審會議時間,批準項目信息系統錄入最后時間。這幾個時間節點是硬性的,沒有商量余地。會議是要準時開始的,所有前期工作必須在時間節點之前完成,絕對不能出任何差錯。

還有一些軟性時間節點沒有那么嚴格,比如同行評議發出時間,評議意見回收時間等。其實前面就有一個申報截止時間節點,所以說在基金委工作感覺時間過得特別快,就像有個鞭子在后面趕你,不知不覺幾個時間節點一到,一年就沒有了,下一年還是為著那幾個節點忙碌著……年復一年,就像農民種莊稼一樣,什么時候播種,什么時候除草,什么時候施肥,什么時候收割,一切都已經為你安排好了,除非你不干了。

學部工作會議開完以后科學處也要開個會,內容更具體,任務更明確。科學處領導召集手下幾個項目主任和兼聘人員介紹今年的情況,以及后面怎么做好專家指派工作,其實學科處的人不多,開會沒那么正式,主要是給新來的兼聘人員培訓一下,有問題也會隨時溝通解決。

6 .?項目分組

內容相近的申請項目分到一個組里,我們叫做打包,也叫分組。

委里有規定一個學科給專家的項目不超過15項(不包括重點杰青等),全委不超過30項。所以我們的包裹不能大于15。

這個活多長時間干完?大約也是一周吧。這是件技術活,你的專業水平有多高,知識面有多寬馬上就要暴露了,并不是所有的申請都可以從標題中輕易判斷的(當然對你熟悉的專業要容易些),有時要判斷哪些項目是同類的還需要仔細研究摘要甚至申請書里的內容。

打包是為了方便送審,需要評議專家從一批內容相近的項目中分出好壞來,以便我們擇優錄取。

內容相近,申請者就是我們所說的小同行,他們有著明顯的競爭關系,你上了我就危險了,所以同行是冤家一點都不假。但是有一點請放心,我們不會讓有申請的人做評審專家的(回避同學科同類型),以免他為了抬高自己而打擊別人。

有一點我想提醒大家思考,很多畢業的博士工作以后開始申請課題,如果你不想著開辟一個新的方向或領域,而是沿著你的博士論文的方向去做,是很容易和你的導師競爭到一起的,你看看有多大勝算?還有師兄弟也有可能打包到一起去的,特別是那些桃李滿天下的科學家們的弟子。

其實導師培養你不是為了你以后去走他的老路和自己競爭,學好了本領是要新開爐灶的。有些同單位、同方向的申請也很容易打包到一起,這是為了公平起見,也是為了找專家時方便(評議專家回避本單位申請)。

打包很累,很辛苦,電腦屏幕上的字很多,也很小。早上八點坐到下午五點,為了趕時間,除了中午吃飯,幾乎沒有休息,雖然當年打游戲也有過這樣,但感覺咋就不一樣呢?

打包很快干完了,接著開會。

7 .?指派

下面的會很重要,是布置如何指派專家。

指派專家的工作最關鍵,基金委需要通過專家的判斷來決定哪些項目值得資助,選好專家直接關系到評審質量。

目前基金委采取國際常用辦法,也就是叫做同行評議的方式來評審項目。同行評議顧名思義就是同行去判斷同行的工作,這不是高考閱卷,項目申請書沒有標準答案,只有你的同行最了解你申請項目的研究價值。

這個方法最大的好處是發揮同行作用,能夠給出有價值的判斷,在學科發展上也會起到積極的促進作用。

但也有一個嚴重的弊端,那就是有的同行是冤家,有的同行是朋友,所以有時會遇到同行打壓或是盲目支持的情況。這在國外的同行評議中也會遇到,也曾遭到嚴重質疑。美國國會曾經花錢請咨詢公司評估美國基金會同行評議的利弊和必要性,最后得出的結論是雖然同行評議有著明顯的弊端,但在目前沒有更好辦法取代它的情況下建議繼續采用。基金委所要認真研究的就是如何從操作層面揚長避短,積極利用同行評議的優勢,盡量避免其負面作用。

什么樣的人能夠作為評審專家?

首先評審專家需要具有足夠的學術判斷力,這些人基本上都在我們的專家庫中,這個專家庫是個動態的,會不斷有新的專家加入。

那么如何進入我們的專家庫呢?

一般的判斷是承擔過基金委的項目,也有一些大人物未必獲得過基金但學術水平高也會在庫中,還有一些在國外大學或研究機構工作愿意為基金委評審的專家,甚至還有一些可能是屬于業界的。

總之承擔過基金委項目的是評審專家庫的主體。基金委的專家庫目前大約有8萬多人,但常用的專家只有4萬多人。這個庫里的專家也有大小之分,被認為是大專家的基本上要承擔過重點或杰青一類的項目,如果只是承擔過青年或面上項目的一般是小專家(也會有例外,有些只做過面上項目的也可能水平很高,往往取決于基金委的了解)。

在實際操作的時候會采用大專家和小專家結合,大專家判斷力更強,可以更好的把握方向。也許有時真理確實掌握在小人物手里,小專家也需要多鍛煉多參與,他們都是基金事業的中堅力量,應該充分調動他們的積極性。采取大小專家結合還有一個考慮,就是大專家的數量有限。按照基金委的規則一般小項目(面上,青年等)采用3+X的評審模式,就是最少需要找3個專家,一般最多找5個專家,每個學科情況不同,需要根據學科規模酌情處理。

大項目(重點,杰青等)至少需要5名專家評審,有的學科甚至找7個專家。這樣算下來我們專家庫中的專家數確實比較緊張,只用大專家數量肯定不夠。

近幾年基金委的申請量增長的速度遠大于專家庫的增長,因此越來越感到專家不夠用,我們對每個專家評審的項目數還有限制,因此有時要找到足夠數量和水平的專家還頗費腦筋。

同行還可以分為大同行和小同行,有時會結合起來使用,這樣做的目的是讓站在別的視角上的專家評價項目的意義和價值,避免小同行之間互相自娛自樂。還有件重要的事情就是回避,回避包括同單位的(不可能評審自己單位的申請),有矛盾的(申請人可以提出三個回避專家,一般都會滿足,基金委知道的也會盡量避免),師生關系的,親屬關系的,還有其他可能導致不公正評價的(包括可能故意打壓和盲目支持的)。回避問題很復雜,不可能做到天衣無縫,滴水不漏。

8?.?指派專家是評審工作的核心

指派專家是評審工作的核心,因為需要最大限度的獲取不帶偏見或各種人為因素的項目評價意見,以確保最終能夠公平公正的資助那些最有價值的項目。其實要做到這一點很難,不但基金委需要努力,整個科技界也需要倡導一種和諧的文化和環境,確保基金事業健康發展。指派工作時間緊,任務重,最后還需要和學科領導一起討論,以確保指派沒有大的問題,基本要在五一前把評審通知發出去。這里說的是數量最大的小項目(青年,面上,地區),而重點,杰青還需要提前,因為它們還需要進行答辯。

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